Có phải xin phép xuất bản sách lưu hành nội bộ không?

Việc in ấn sách, tài liệu để sử dụng trong phạm vi nội bộ đang được nhiều cơ quan, doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ liệu sách lưu hành nội bộ có phải xin phép xuất bản hay không, và nếu không xin phép thì có bị xử phạt hay không. Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể các quy định pháp luật hiện hành, giúp bạn tránh những rủi ro pháp lý trong quá trình phát hành tài liệu nội bộ.

Sách lưu hành nội bộ là gì?

Hiện nay, pháp luật xuất bản không đưa ra định nghĩa cụ thể về “sách lưu hành nội bộ”. Tuy nhiên, trên thực tế, có thể hiểu răng sách lưu hành nội bộ là các ấn phẩm được biên soạn và phát hành trong phạm vi nội bộ của một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp, không nhằm mục đích kinh doanh, không phát hành ra thị trường và không phục vụ công chúng nói chung.

Một số ví dụ phổ biến:

• Sổ tay nghiệp vụ, tài liệu đào tạo nội bộ
  
  
• Giáo trình nội bộ của doanh nghiệp, tổ chức
  
  
• Kỷ yếu hội nghị, hội thảo lưu hành trong phạm vi đơn vị
  
  
• Tài liệu nghiên cứu, hướng dẫn kỹ thuật dùng nội bộ
  

Chính vì đặc thù “không phổ biến rộng rãi”, nhiều đơn vị cho rằng sách lưu hành nội bộ không cần xin phép xuất bản. Tuy nhiên, quan điểm này không phải lúc nào cũng đúng.

Có phải xin phép xuất bản sách lưu hành nội bộ không?

Đây là câu hỏi gây nhiều nhầm lẫn, bởi nhiều cơ quan, doanh nghiệp cho rằng chỉ phát hành nội bộ thì không cần xin phép xuất bản. Tuy nhiên, quan điểm này không hoàn toàn đúng theo quy định của pháp luật xuất bản hiện hành.

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Xuất bản năm 2012, xuất bản được hiểu là: “Việc tổ chức biên tập, in và phát hành tác phẩm, tài liệu đến công chúng thông qua nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được cấp phép.”

Đồng thời, khoản 2 Điều 4 Luật Xuất bản 2012 quy định rõ: “Chỉ nhà xuất bản mới được thực hiện hoạt động xuất bản.”

Như vậy, pháp luật không căn cứ vào mục đích lưu hành (nội bộ hay thương mại), mà căn cứ vào hình thức và hành vi xuất bản, bao gồm: biên tập – in – phát hành.

Do đó, nếu một tài liệu có hình thức là sách, được in ấn thành phẩm và phát hành cho nhiều người, dù chỉ trong phạm vi nội bộ thì vẫn bị coi là xuất bản phẩm và thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Xuất bản.

Theo khoản 4 Điều 4 Luật Xuất bản 2012, xuất bản phẩm bao gồm: “Sách in, sách điện tử, tranh, ảnh, bản đồ, áp phích, tờ rơi và các ấn phẩm khác được xuất bản thông qua nhà xuất bản.”

Pháp luật không loại trừ các ấn phẩm “chỉ lưu hành nội bộ” ra khỏi khái niệm xuất bản phẩm. Vì vậy, sách lưu hành nội bộ vẫn là sách, sách vẫn là xuất bản phẩm, xuất bản phẩm thì bắt buộc phải được cấp phép hợp pháp trước khi xuất bản. Việc giới hạn phạm vi người đọc (chỉ cán bộ, nhân viên, hội viên…) không làm thay đổi bản chất pháp lý của hoạt động xuất bản.

Cách nhận biết sách lưu hành nội bộ

Trên thực tế, sách lưu hành nội bộ phải xin phép xuất bản khi có một hoặc nhiều dấu hiệu sau:

• Có tên sách, tác giả, bố cục hoàn chỉnh
  
  
• Có in thành cuốn, đóng gáy, bìa rõ ràng
  
  
• In với số lượng nhất định, không mang tính tạm thời
  
  
• Được phát hành cho nhiều phòng ban, đơn vị trực thuộc
  
  
• Nội dung mang tính đào tạo, nghiên cứu, hướng dẫn chuyên môn, pháp lý
  
  

Trong các trường hợp này, đơn vị biên soạn không được tự ý in ấn và phát hành, mà phải liên kết với nhà xuất bản và thực hiện thủ tục xin quyết định xuất bản theo quy định. Việc ghi chú “Tài liệu lưu hành nội bộ” trên bìa sách không có giá trị thay thế giấy phép xuất bản.

Xử lý vi phạm nếu không xin phép xuất bản sách lưu hành nội bộ

Theo quy định tại Nghị định 119/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động báo chí, xuất bản; hành vi in, phát hành xuất bản phẩm không có quyết định xuất bản có thể bị:

• Phạt tiền: Tổ chức, cá nhân thực hiện hành vi in hoặc phát hành sách lưu hành nội bộ không có quyết định xuất bản có thể bị xử phạt vi phạm hành chính bằng tiền. Mức phạt cụ thể sẽ căn cứ vào: Tính chất, mức độ vi phạm; số lượng sách đã in, phát hành; hậu quả phát sinh từ hành vi vi phạm.

• Buộc thu hồi, tiêu hủy toàn bộ sách: Điều này đồng nghĩa với việc toàn bộ chi phí biên soạn, in ấn, phát hành trước đó không được công nhận; sách không được tiếp tục sử dụng, kể cả trong phạm vi nội bộ; đơn vị vi phạm phải chịu toàn bộ chi phí tiêu hủy.
  
  
• Buộc nộp lại khoản thu bất hợp pháp (nếu có): Trong trường hợp sách lưu hành nội bộ có phát sinh khoản thu, dù không phải hoạt động kinh doanh chính thức (ví dụ: thu phí tài liệu, phí đào tạo, bán kèm giáo trình), thì tổ chức vi phạm còn có thể bị buộc nộp lại toàn bộ khoản thu bất hợp pháp có được từ hành vi in, phát hành sách không phép.
  

Trên đây là bài viết “Có phải xin phép xuất bản sách lưu hành nội bộ không?”, nhằm làm rõ các quy định pháp luật liên quan đến việc in ấn, phát hành sách nội bộ sách. Hy vọng doanh nghiệp và cá nhân có cái nhìn đúng đắn, từ đó lựa chọn phương án phù hợp để đảm bảo tuân thủ pháp luật và an toàn trong quá trình sử dụng, phát hành tài liệu nội bộ.

Trân trọng,

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: