Đăng ký bản quyền tài liệu nội bộ – Có cần thiết không?

Trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, tài liệu nội bộ luôn đóng vai trò then chốt trong quản trị, vận hành và bí quyết kinh doanh. Tuy nhiên, không phải tất cả doanh nghiệp đều nhận thức đầy đủ việc bảo hộ quyền tác giả đối với các loại tài liệu này, dẫn đến rủi ro bị sao chép, lạm dụng hoặc tiết lộ trái phép. Vậy, có cần thiết phải đăng ký bản quyền cho tài liệu nội bộ không? Bài viết của VCD dưới đây sẽ giúp bạn.

Tài liệu nội bộ là gì?

Văn bản nội bộ là văn bản được ban hành và sử dụng trong phạm vi một tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị.

Tài liệu nội bộ được hiểu là các tài liệu được tạo ra trong phạm vi doanh nghiệp, phục vụ mục đích quản trị, đào tạo, vận hành, hoặc lưu hành nội bộ như: quy chế làm việc, nội quy lao động, quy trình nghiệp vụ, tài liệu đào tạo nhân sự, sổ tay thương hiệu, chiến lược kinh doanh… Các tài liệu này thường chứa đựng thông tin mang tính bí mật, là thành quả đầu tư trí tuệ của doanh nghiệp và có giá trị cạnh tranh trên thị trường.

Mặc dù được sử dụng hạn chế trong doanh nghiệp nhưng đây vẫn là một khối tài sản trí tuệ có giá trị và dễ bị xâm phạm nếu không có cơ chế bảo hộ phù hợp.

Tài liệu nội bộ có phải là đối tượng được bảo hộ quyền tác giả?

Theo quy định tại Điều 14 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022), tài liệu được trình bày dưới dạng chữ viết, có tính sáng tạo và được thể hiện dưới một hình thức vật chất nhất định thuộc nhóm tác phẩm văn học – là đối tượng được bảo hộ quyền tác giả.

Ngoài ra, khoản 1 Điều 6 Luật SHTT quy định: quyền tác giả phát sinh kể từ khi tác phẩm được sáng tạo và thể hiện dưới một hình thức vật chất nhất định, không phân biệt nội dung, chất lượng hay công bố ra bên ngoài.

Như vậy, tài liệu nội bộ hoàn toàn thuộc phạm vi bảo hộ quyền tác giả, dù doanh nghiệp chưa đăng ký và dù tài liệu không được công bố ra công chúng.

Tuy nhiên, một số nội dung mang tính tin tức thời sự, ý tưởng chưa thể hiện thành tác phẩm, hoặc văn bản pháp luật sẽ không thuộc đối tượng bảo hộ (Điều 15 Luật SHTT).

Có cần thiết phải đăng ký bản quyền cho tài liệu nội bộ không?

Về nguyên tắc, doanh nghiệp vẫn đương nhiên được bảo hộ quyền tác giả đối với tài liệu nội bộ mà không bắt buộc đăng ký. Tuy nhiên, trong thực tiễn, việc đăng ký mang lại nhiều lợi ích đáng kể, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh và tranh chấp gia tăng:

Thứ nhất, đăng ký tạo ra chứng cứ pháp lý vững chắc về quyền sở hữu: Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả là cơ sở xác nhận tác giả, chủ sở hữu và thời điểm tạo lập tác phẩm (Điều 49 Luật SHTT). Đây là bằng chứng quan trọng khi xảy ra tranh chấp sao chép tài liệu, đặc biệt đối với tài liệu mang tính bí mật nội bộ.

Thứ hai, hỗ trợ bảo vệ quyền và lợi ích doanh nghiệp: Khi có hành vi xâm phạm như tiết lộ trái phép tài liệu, sao chép quy trình nghiệp vụ đưa ra bên ngoài…, doanh nghiệp có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xử lý theo Điều 198 Luật SHTT: yêu cầu bồi thường thiệt hại, xử phạt vi phạm và gỡ bỏ nội dung xâm phạm.

Thứ ba, góp phần quản trị tài sản trí tuệ hiệu quả: Đăng ký bản quyền giúp doanh nghiệp kiểm đếm và quản lý tài sản trí tuệ, tránh thất thoát thông tin nội bộ trong quá trình chuyển giao nhân sự, đặc biệt đối với hệ thống đào tạo và quy trình chuyên môn.

Do đó, mặc dù không bắt buộc, nhưng đối với những tài liệu có giá trị chiến lược hoặc chứa bí mật công nghệ, doanh nghiệp nên thực hiện đăng ký bản quyền để giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ tài sản trí tuệ.

Hồ sơ đăng ký bản quyền tài liệu nội bộ

Theo Điều 50 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 và Điều 16 Nghị định 17/2023/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký quyền tác giả đối với tài liệu nội bộ gồm:

• Tờ khai đăng ký quyền tác giả theo mẫu, ghi rõ tác giả, chủ sở hữu và thông tin tác phẩm.

• 02 bản sao tài liệu nội bộ cần đăng ký (bản giấy; kèm file điện tử nếu có).

• Tài liệu chứng minh quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với tác phẩm: hợp đồng lao động, quyết định giao nhiệm vụ, thỏa thuận chuyển giao quyền tác giả…

• Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu/tác giả: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; CMND/CCCD (nếu cần).

• Văn bản ủy quyền nếu nộp hồ sơ thông qua đại diện.

Sau khi chuẩn bị đủ, hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến Cục Bản quyền tác giả hoặc Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

Trên đây là bài viết “Đăng ký bản quyền tài liệu nội bộ – Có cần thiết không?” mà VCD gửi đến bạn. Chúng tôi hi vọng bài viết này có ích với các bạn.

Trân trọng,

Câu hỏi thường gặp