Vì sao một số hồ sơ bản quyền giải quyết lâu hơn thời hạn luật định?

Đăng ký quyền tác giả là thủ tục nhằm ghi nhận và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân đối với tác phẩm. Pháp luật đã quy định thời hạn giải quyết hồ sơ nhằm bảo đảm tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý nhà nước. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có trường hợp hồ sơ bị kéo dài hơn thời hạn luật định. Vậy, vì sao một số hồ sơ bản quyền giải quyết lâu hơn thời hạn luật định? Bài viết của VCD dưới đây sẽ giúp bạn.

Khái quát về quyền tác giả

Quyền tác giả là quyền của tổ chức, cá nhân đối với tác phẩm do mình sáng tạo hoặc sở hữu. Quyền này phát sinh một cách tự động, kể từ thời điểm tác phẩm được tạo ra và được thể hiện dưới hình thức vật chất nhất định.

Việc đăng ký quyền tác giả không phải là điều kiện làm phát sinh quyền, song là căn cứ pháp lý quan trọng chứng minh quyền đối với tác phẩm khi có tranh chấp xảy ra. Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp là chứng cứ xác lập mối liên hệ giữa tác phẩm và chủ thể quyền, tạo thuận lợi trong việc bảo vệ và khai thác thương mại quyền tác giả.

Quy định pháp luật về thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký quyền tác giả

Về thời hạn hành chính, Luật Sở hữu trí tuệ quy định: trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý nhà nước có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả.

Đồng thời, các văn bản hướng dẫn, nghị định và cổng dịch vụ công mô tả thêm quy trình thực tế gồm hai giai đoạn: (i) rà soát, phân loại, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ (giai đoạn tiếp nhận và thậm định)  thường được thực hiện trong thời gian 01 tháng kể từ ngày nhận hồ sơ theo quy trình hành chính hiện hành; và (ii) thẩm định nội dung, cấp Giấy chứng nhận trong15 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được xác định là hợp lệ.

Do đó, tổng thời gian “từ nộp hồ sơ đến khi có bằng” trong thực tế thường dài hơn 15 ngày làm việc do có bước rà soát ban đầu. Các quy định này được nêu trong Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị định 17/2023/NĐ-CP, cùng với thông tin trên Cổng dịch vụ công của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Nguyên nhân khiến một số hồ sơ giải quyết lâu hơn thời hạn luật định

Hồ sơ ban đầu không hợp lệ hoặc thiếu/không rõ ràng

Theo Điều 50 Luật SHTT và hướng dẫn mẫu tờ khai: Luật yêu cầu tờ khai đăng ký phải được lập đầy đủ, đúng mẫu, có các thông tin bắt buộc (tên người nộp, tên tác giả, tóm tắt nội dung tác phẩm, nguồn gốc, thời gian, hình thức công bố, cam đoan trách nhiệm…). Nếu hồ sơ thiếu chứng minh nhân thân, tài liệu chứng minh quyền sở hữu, bản sao tác phẩm, hoặc tờ khai viết chưa rõ ràng thì cơ quan tiếp nhận sẽ yêu cầu bổ sung, trả lại hồ sơ hoặc yêu cầu giải trình — quá trình bổ sung này kéo dài thời gian xử lý thực tế. Vì vậy, “15 ngày làm việc” chỉ áp dụng từ ngày hồ sơ được xác định là hợp lệ; thời gian để hồ sơ đạt trạng thái đó có thể kéo dài tùy mức độ thiếu sót.

Giai đoạn rà soát, thẩm định có quy định thời gian thực tế

Nhiều văn bản hướng dẫn và Cổng dịch vụ công nêu rõ thủ tục gồm bước “rà soát, phân loại, xem xét tính hợp lệ” với thời hạn thực hiện khoảng 01 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ. Giai đoạn này nhằm lọc hồ sơ sai hình thức, trùng lặp, hay cần chuyển tiếp; do vậy, kể cả khi hồ sơ sau cùng được xác định hợp lệ, tổng thời gian từ nộp hồ sơ đến cấp bằng thường tính cả thời gian rà soát ban đầu. Điều này giải thích tại sao nhiều tổ chức luật và dịch vụ ước tính tổng thời gian thực tế ~ 45–60 ngày trong thực hành.

Hồ sơ có yếu tố phức tạp về chủ thể quyền (đồng tác giả, chuyển nhượng, thay đổi chủ sở hữu, tác phẩm phái sinh)

Khi hồ sơ liên quan đến nhiều chủ thể (đồng sáng tạo), tranh chấp nội bộ, hoặc khi nguồn gốc tác phẩm cần xác minh (ví dụ: tác phẩm phái sinh, chuyển nhượng quyền trước đó), cơ quan thẩm định phải thu thập, so sánh tài liệu, có thể yêu cầu các bên cung cấp hợp đồng/giấy ủy quyền, dẫn tới kéo dài thời gian thẩm định so với hồ sơ đơn giản. Những tình huống này cũng dễ dẫn đến yêu cầu xác minh ngoài (ví dụ liên hệ tổ chức, tác giả nước ngoài), làm phát sinh thời hạn xử lý kéo dài.

Khối lượng hồ sơ, năng lực và vấn đề nội bộ của cơ quan tiếp nhận

Trong những thời điểm cao điểm (ví dụ sau thay đổi chính sách, chương trình khuyến khích đăng ký, hoặc khi có nhiều hồ sơ từ dịch vụ trực tuyến), khối lượng công việc tăng đột biến. Hệ quả là thời gian xử lý thực tế tăng do nguồn lực nhân sự, đợt nghỉ lễ, hoặc trục trặc kỹ thuật (hệ thống tiếp nhận trực tuyến). Thông tin về quy trình và thời hạn thực hiện được Cục/Bộ công bố nhưng không buộc cơ quan phải cấp ngay trong mọi tình huống nếu còn tồn yêu cầu rà soát.

Trên đây là bài viết “Vì sao một số hồ sơ bản quyền giải quyết lâu hơn thời hạn luật định?” mà VCD gửi đến bạn. Chúng tôi hi vọng bài viết này có ích với các bạn.

Trân trọng,

Câu hỏi thường gặp